Política de privacidad HIPAA

AVISO DE POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

Este aviso describe cómo se podrá utilizar y divulgar su información médica. Además, describe cómo puede obtener acceso a esta información. Revíselo cuidadosamente.

Gracias por ser miembro de VNSNY CHOICE, afiliada a Visiting Nurse Service of New York (VNSNY). Los planes médicos de VNSNY CHOICE incluyen un plan administrado por Medicaid del Estado de Nueva York de atención a largo plazo y un plan de necesidades especiales de VIH bajo contrato con el Departamento de Salud del Estado de Nueva York (DOH), los planes Medicare Advantage bajo contrato con los Centros para servicios de Medicare y Medicaid (CMS) y un plan Duals Advantage completamente integrado mediante contrato con el DOH y CMS. Para que pueda recibir los servicios a través de VNSNY CHOICE, nosotros recopilamos, creamos y conservamos información personal acerca de su salud; dicha información incluye datos de identificación personal que obtenemos de usted u otros relacionados con su salud física o mental, la atención médica que haya recibido o pagos para su atención médica pasada, presente o futura. La ley exige que VNSNY CHOICE mantenga la privacidad de esta información. Este Aviso de políticas de privacidad describe cómo VNSNY CHOICE protege su información médica personal, cómo podremos usar y dar a conocer su información médica y explica ciertos derechos que usted tiene respecto a esta información. VNSNY CHOICE le proporciona este Aviso de conformidad con Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) (Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguro Médico) y cumplirá con las disposiciones según se estipulan.

Cómo VNSNY CHOICE usa y divulga su información médica

VNSNY CHOICE protege su información médica del uso o divulgación inadecuados. Su información médica se reúne en el curso de la prestación de los servicios a usted, y está relacionada con sus expedientes médicos, visitas médicas e información acerca del pago de reclamos. VNSNY CHOICE no divulgará su información médica personal sin su autorización por escrito, a menos que dicha divulgación sea permitida o exigida por ley.

La ley le permite a VNSNY CHOICE divulgar su información médica sin su autorización firmada cuando la está usando para brindarle sus beneficios médicos. Se le exige a nuestro personal y a aquellas organizaciones contratadas por nosotros brindar el servicio o apoyo comercial que cumplan con nuestros requisitos para proteger la confidencialidad de su información. A continuación encontrará algunos ejemplos de cuándo podremos divulgar información:

Tratamiento y administración de la atención. Se podrá utilizar o divulgar su información médica para colaborar con el tratamiento ofrecido por los proveedores de atención médica. Esto incluiría el tratamiento que nuestros proveedores le ofrecen y coordinar y administrar su atención con otros proveedores tales como médicos, hospitales u hogares de ancianos. Por ejemplo, su enfermera y administradora de atención médica discutirá con el médico acerca de su condición médica para planificar los servicios de enfermería o la terapia física que podría recibir en su hogar. El/La administrador/a de su atención también podrá conversar con otros proveedores de atención médica acerca de los tipos de servicios que le ayudarían, por ejemplo, una evaluación nutricional.

Pago. Podrá divulgarse su información médica para nuestros fines de pago y para ayudar en el pago de actividades de otros planes médicos y de proveedores de atención médica. Nuestras actividades de pago incluyen, sin restricción, la obtención de primas, determinación de su elegibilidad para los beneficios, reembolso de los proveedores de atención médica que le tratan y la obtención del pago de otras aseguradoras que puedan ser responsables de brindarle cobertura. Por ejemplo, si un proveedor de atención médica nos presenta una factura por los servicios que usted recibió, se podrá usar su información médica para determinar si estos servicios están cubiertos bajo su plan de beneficios y el monto de pago adecuado para el proveedor.

Operaciones de atención médica. La información médica se podrá usar y divulgar para apoyar las operaciones de VNSNY CHOICE, relacionadas al tratamiento y al pago, lo que incluye, sin restricción, la administración de la atención, las actividades de mejoramiento de la calidad, la revisión de la utilización, el análisis actuarial, auditoría interna, administración comercial, planificación del programa, acreditación, credenciales, certificación, evaluación de nuestro propio desempeño y resolución de los reclamos o quejas que usted pueda tener. Por ejemplo, podremos recopilar y revisar los expedientes llevados por los proveedores que lo han tratado para ver si le han brindado tratamiento preventivo y otros servicios médicos importantes recomendados por las autoridades médicas. También podrá usarse su información médica para apoyar otros planes de salud y proveedores de atención médica en la realización de ciertas operaciones de atención médica, tales como garantía de calidad, revisión de la competencia y calificaciones de los proveedores de atención médica y llevar a cabo procedimientos para detectar el fraude o verificar el cumplimiento.

Asociados comerciales. VNSNY CHOICE podrá utilizar o dar a conocer cierta información médica a sus asociados comerciales que realicen actividades en nuestro nombre. Entre los asociados comerciales se incluyen abogados, farmacias y administradores de beneficios dentales, contadores y otras entidades delegadas. Sus actividades, regidas por un contrato escrito con nosotros, requieren el uso o divulgación de información médica personal para realizar la asignación encomendada por VNSNY CHOICE.

Autoridades gubernamentales, reguladoras y del cumplimiento de la ley. VNSNY CHOICE podrá además divulgar cierta información médica personal a diferentes autoridades gubernamentales, reguladoras y de la aplicación de la ley de la siguiente manera:

Podremos divulgar información a una agencia de supervisión médica federal o estatal como New York State Department of Health (Departamento de Salud del Estado de Nueva York para la administración de contratos, inspecciones y auditorías.

Se podrá divulgar la información a una agencia encargada del cumplimiento de la ley para responder a un mandato judicial, una orden judicial, citatorios o un proceso similar, para ayudar a identificar o ubicar a un sospechoso o a una persona perdida, para brindar información acerca de la víctima de un delito, un fallecimiento como resultado de un acto delictivo, o conducta criminal en nuestras instalaciones, o en situaciones de emergencia, para informar acerca de un crimen, la ubicación del crimen o de las víctimas, o la identidad, ubicación o descripción de la persona que cometió el crimen.

También se podrá compartir información para ciertos tipos de iniciativas de salud pública que incluyen nacimientos o fallecimientos, enfermedades contagiosas o la seguridad o calidad de los productos regulados por la FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos) con agencias como New York City Department of Health (Departamento de Salud de la Ciudad de Nueva York) y Food and Drug Administration (Administración de Alimentos y Medicamentos). Asimismo, podremos divulgar a las autoridades gubernamentales adecuadas información para evitar una amenaza grave a su salud y seguridad o cuando existan razones para sospechar que existe abandono, abuso o violencia doméstica.

Se compartirá la información acerca de una persona fallecida cuando sea necesario con los médicos forenses, los examinadores médicos, los directores de las casas funerarias o con las organizaciones involucradas con la donación de órganos o tejido y trasplantes.

Su información médica podrá darse a conocer a oficiales federales autorizados para inteligencia, contraespionaje y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley o a oficiales federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente o a los jefes de estados extranjeros.

Además, se podrá divulgar su información cuando se exija por la ley aplicable.

Investigación. Su información médica se puede utilizar y divulgar para estudios de investigación que podrían estudiar un tipo de atención proporcionada y sus resultados. La investigación sólo se realizaría con la aprobación de VNSNY Institutional Review Board (Junta de Revisión Institucional de VNSNY) debiendo seguir un proceso de aprobación especial. Antes de permitir cualquier uso o divulgación de su información médica para fines de investigación, la Junta de Revisión Institucional de VNSNY evaluará las necesidades de los investigadores y el valor potencial de la investigación respecto a la protección de su privacidad. Cuando sea necesario, obtendremos una autorización suya por escrito antes de usar su información médica para investigación.

A las personas involucradas en su atención. Se podrá divulgar su información médica a un miembro de su familia, otro familiar o amigo personal cercano que le ayude a recibir u obtener el pago por los servicios de atención médica. Si usted está disponible, le daremos la oportunidad de oponerse a estas divulgaciones y no las haremos si usted se opone. Si usted no está disponible, determinaremos si la divulgación a su familia o amigos es lo mejor para usted, tomando en cuenta las circunstancias y con base en nuestro criterio profesional. También podremos divulgar su información médica a organizaciones públicas y privadas de asistencia en caso de desastres tales como la Cruz Roja para ayudar a los miembros de su familia o amigos a localizarle o para conocer su condición general en caso de un desastre. 

Recaudación de fondos. Como organización de atención médica sin fines de lucro, nuestra agencia matriz, VNSNY, podrá identificarle como paciente con fines de recaudación de fondos y mercadeo. Tiene el derecho de dejar de recibir comunicados acerca de la recaudación de fondos al comunicarse con nosotros a la dirección de correo electrónico o número de teléfono que proporcionamos en dicho comunicado o al llenar y enviar una postal preimpresa y prepagada que se incluye en el mismo.

Citas, información y servicios. Podemos ponernos en contacto con usted para enviarle recordatorios de citas o información acerca de alternativas de tratamientos u otros servicios médicos relacionados que podrían ser de su interés.

Procedimientos judiciales y administrativos. Podremos divulgar su información médica en el curso de cualquier proceso judicial o administrativo como respuesta a una orden apropiada del tribunal o de un organismo administrativo.

Compensación a los trabajadores. Podemos usar o divulgar su información médica según lo permiten las leyes que rigen el programa de compensación a los trabajadores o programas similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas al trabajo.

Militares y veteranos. Si es miembro de las Fuerzas Armadas, podremos dar a conocer su información médica como lo requieren las autoridades militares de comando.

Uso y divulgación casual. El uso y divulgación casual de su información médica suceden a veces y no se consideran una violación a sus derechos. El uso y divulgación casual son el resultado del uso o divulgación permitidos de otra manera, que están limitados por naturaleza y no pueden evitarse razonablemente.

Tratamiento especial de ciertos expedientes. La información relacionada al VIH, información genética, registro de abuso de alcohol o sustancias, expedientes de salud mental y otra información protegida pueden tener determinada protección de confidencialidad bajo la ley aplicable estatal y federal. Cualquier divulgación de este tipo de expedientes estará sujeta a estas protecciones especiales.

Obtención de su autorización para otros usos y divulgaciones

Cierto uso y divulgación de su información médica puede darse sólo con su autorización por escrito, incluyendo el uso o la divulgación: (a) de notas de psicoterapia (cuando sea adecuado); (b) para propósitos de mercadeo; y (c) que constituya una venta de información médica conforme al Reglamento de privacidad. VNSNY CHOICE no usará ni divulgará su información médica para fines no especificados en este Aviso de políticas de privacidad a menos que obtengamos su autorización expresa por escrito para hacerlo. Si nos diera su autorización, usted podrá revocarla en cualquier momento por escrito, en cuyo caso no utilizaremos ni daremos a conocer su información médica para los fines que hubiera autorizado, excepto en la medida que hayamos confiado en su autorización para ofrecer los beneficios. No podremos negarnos a inscribirlo o continuar brindándole beneficios si decide no firmar el formulario de autorización.

Sus derechos respecto a su información médica

Derecho de inspeccionar y copiar. Tiene el derecho de inspeccionar o solicitar una copia de su información médica que tengamos en nuestro poder y que podremos usar para tomar decisiones acerca de sus beneficios. Su solicitud deberá describir la información que desea revisar. En circunstancias limitadas, es probable que no pueda revisar o copiar cierta información. Estas incluyen, sin restricción, las notas de psicoterapia o la información recopilada en previsión de un reclamo o procedimiento legal. Podemos cobrarle una tarifa razonable por la copia. También podemos denegar una solicitud de acceso a la información médica bajo ciertas circunstancias si hay una posibilidad de daño para usted u otras personas. Si denegamos una solicitud de acceso para este fin, tiene el derecho de revisar nuestra denegación de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable.

Derecho a solicitar modificaciones. Tiene el derecho de solicitar cambios en la información médica que guardemos acerca de usted si establece la razón por la cual esta información es incorrecta o está incompleta. Podemos no aceptar hacer los cambios solicitados. Si no creemos que los cambios solicitados sean adecuados, le notificaremos por escrito cómo puede presentar su objeción a nuestra decisión incluida en nuestros registros. En cualquier caso, cualquier aceptación de modificación se incluirá como algo adicional y no como reemplazo de los registros ya existentes.

Derecho de recibir información acerca de las divulgaciones. Usted tiene derecho a recibir una lista de las divulgaciones de su información médica que haya realizado VNSNY CHOICE. La lista no incluirá las divulgaciones realizadas para ciertos fines, incluyendo, sin restricción, la entrega de información para tratamiento, pago u operaciones de atención médica o divulgaciones autorizadas por usted por escrito. Su solicitud deberá especificar el período que desea incluir en la lista, que no puede ser superior a seis años. La primera vez que solicite una lista de divulgaciones en cualquier período de 12 meses, se la enviaremos sin costo. Si solicita listas adicionales durante un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa para cubrir los costos de proporcionarle las listas adicionales.

Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar restricciones acerca de la forma en que nosotros usamos y divulgamos su información médica para el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica o cómo divulgamos esta información a las organizaciones de asistencia en caso de desastre o a las personas involucradas en su atención. Podemos no aceptar las restricciones solicitadas. Sin embargo, debemos cumplir con su solicitud si está relacionada con la divulgación de su plan médico en cuanto a los artículos o servicios de atención médica por los cuales pagó usted el total de la factura.

Derecho de solicitar comunicados confidenciales. Tiene el derecho de solicitar que le enviemos su información médica de manera diferente o a un lugar distinto. Su solicitud debe especificar en dónde y/o cómo debemos ponernos en contacto con usted. Adaptaremos todas las solicitudes razonables. 

Derecho a recibir un aviso de violación de información. Tiene derecho a recibir un aviso, en el caso de que exista una violación de su información médica no asegurada, que requiera un aviso bajo la Ley de privacidad.

Derecho de recibir una copia impresa del Aviso. Tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso de políticas de privacidad en cualquier momento. Podrá recibir una copia impresa incluso si solicitó previamente recibir este Aviso por medio electrónico. También podrá imprimir una copia de este Aviso visitando el sitio web de VNSNY enwww.vnsny.org.

Para realizar una solicitud como se detalla en la sección “Sus derechos respecto a su información médica”, preséntela por escrito a: VNSNY CHOICE
HIPAA Privacy Officer
1250 Broadway – 11th Floor
New York, N.Y. 10001

Reclamos

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, podrá presentar un reclamo ante VNSNY CHOICE o ante el Secretario del U.S. Department of Health and Human Services (Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos). VNSNY CHOICE no le penalizará ni tomará represalias en su contra por presentar un reclamo. Presente su reclamo por escrito en la dirección antes indicada.

Información adicional

Si tiene alguna pregunta respecto al Aviso de políticas de privacidad de VNSNY CHOICE, puede escribir a la dirección mencionada anteriormente o llamar al 1-888-867-6555 y solicitar hablar con el funcionario de privacidad de HIPAA.

Cambios a este Aviso

VNSNY CHOICE puede cambiar los términos de este Aviso de políticas de privacidad en cualquier momento. Si cambiamos los términos de este Aviso, se aplicarán los nuevos términos a toda su información médica, ya sea que VNSNY CHOICE cree o reciba la información antes o después de la fecha de modificación del Aviso. Le informaremos sobre los cambios en este Aviso con una publicación de una copia del Aviso en el sitio web.

H5549_Aviso de políticas de privacidad

Vigente a partir de abril de 2003; última revisión el 16 de octubre de 2014